Centro de ayuda
¡Bienvenido al centro de ayuda de Etna!
Aquí podrá ingresar a los tutoriales de ayuda del sistema. Los mismos se encuentran divididos según las diferentes áreas.
Preguntas frecuentes:
Gestión Académica
Configuración de usuarios
Estudiantes
Hay dos maneras de agregar un estudiante al sistema :
1 – La primera es desde la sección estudiantes–estudiantes, oprimiendo la opción agregar, deberás completar los datos de los mismos y de sus respectivos responsables.
2 – La otra manera, es desde pre-inscripción. Una vez que el responsable completa el formulario el cual previamente fue enviado y completado,deberás dirigirte a Pre-inscripción-importar estudiantes (el sistema mostrará a los estudiantes que han completado el formulario de inscripción para ese ciclo lectivo) seleccionando el check de la izquierda se importará directamente al estudiante sin la necesidad de cargarlo manualmente.
Docentes:
Para cargar un docente o usuario al sistema, deberás ingresar a docentes–docentes y seleccionar la opción + ( agregar) y luego completar los datos que solicitan.
Desde esa misma pantalla, se selecciona el rol del usuario que va a determinar los accesos que este tendrá dentro del sistema.
Un usuario puede tener uno o varios roles.
Estudiantes
1 – Deberás cargar al estudiante en el sistema desde estudiantes– estudiantes o desde pre-inscripciones — importar.
2 – Hay que matricular al mismo. Para realizar dicho procedimiento, deberás ingresar a matricula–matricula, oprimir el signo + y matricularlo en el ciclo lectivo correspondiente.
3 – Una vez matriculado ya podrán agregarlo a la sala/grado o curso. (en caso de matricular desde nivel general el estudiante se asignará de manera automática a la sala/grado o curso).
Docente
1 – Deberás cargar al empleado desde docentes–docentes y dentro del mismo se selecciona el rol o roles que va a tener dentro de la institución, esto determina los accesos que tendrá dentro del sistema.
2 – En el caso de desearlo se deben asignar los nombramientos del empleado que indica la situación en planta del mismo. Esto se realiza desde docentes– nombramientos.
Los roles determinan los permisos que va a tener cada usuario en el sistema.
Por otro lado los nombramientos se utilizan para registrar todos los empleados de la institución con la situación de revista (titular o suplente), fecha de alta, entre otros.
No, desde el sistema no es posible dar completamente de baja a un usuario ya que si no, se eliminan los datos históricos del mismo. Sin embargo se puede:
Estudiantes: Deberán cargarle un pase al mismo, o desde nivel general; Matricula – Actividades, destildar la actividad. De esta forma no se va a seguir facturando la cuota al estudiante pero las inscripciones a la cursada siguen vigentes. Así el estudiante quedará en los archivos históricos, no se facturará al mismo y solo podrán consultarse las calificaciones.
Docentes: Deberás dar de baja al nombramiento y así quedará desvinculado (si no se le da otra alta). En el listado de docentes seguirá figurando pero sin estar vinculado a ningún cargo / curso.
Esto se realiza desde configuración-usuarios, seleccionando la opción reiniciar contraseña. Luego de ello el usuario deberá volver a ingresar con DNI y repetirlo dos veces para luego agregar la nueva contraseña y repetirla dos veces.
Por otro lado, si el usuario se olvido la clave puede recuperarla, el mismo desde su usuario de autogestión o app.
Curso / Grado / Sala
1 – Crear la resolución, el turno, el ciclo y en el caso que lo utilicen la especialidad.
Dichos procedimientos se realizan desde cursos, seleccionando la opción correspondiente. Ejemplo cursos/resolución.
2 – Una vez que se encuentre creado lo mencionado anteriormente, podes agregar el curso. Para ello debes dirigirte a cursos/cursos y seleccionar la opción agregar. En esa pantalla les solicitará los datos creados en el paso 1.
3 – Luego se deben agregar las materias al curso. Esto se realiza desde cursos/materias por curso.
En el caso de no haber creado las materias, deberán realizarlo desde cursos/ materias.
4 – Luego de crear el curso, se deben asignar los horarios del mismo (opcional). Lo realizan desde cursos/cursos, seleccionando la opción horarios.
5 – Como paso final, se agregan los estudiantes al curso. Dicho procedimiento lo realizan desde la misma pantalla del paso 4, es decir cursos/cursos, seleccionando la solapa asignar estudiantes.
No es posible si el estudiante tiene calificaciones cargadas. Para ello deberás eliminar dichas calificaciones y luego desasignar del curso en el que se encontraba y asignarlo al curso nuevo. Esto se realiza desde cursos–cursos, oprimiendo la opción asignar estudiantes.
Tener en cuenta que deberás cargar las notas nuevamente.
Se puede cargar más de un docente por curso, pero solo un docente por materia.
Los mismos se agregan desde cursos/materias por curso, oprimiendo la opción editar. En esa pantalla figura la solapa docente y se selecciona al docente correspondiente.
Puedo agregar materias a un curso y eliminarlas. Al eliminarlas, figura un aviso informando que en caso de tener notas y alumnos asignados a las materias, las mismas se eliminaran.
Las correlativas son materias que, para poder inscribirse a cierta materia, deben estar cursadas y/o aprobadas. Las mismas se cargan desde la solapa cursos/materias por curso, seleccionando la opción correlativas.
Los turnos principales son troncales en el nivel académico, por ejemplo (mañana, tarde), en cambio los secundarios son aquellos turnos que refieren a un horario escolar alternativo al turno principal. Suelen estar orientados a proporcionar educación adicional enriqueciendo el proceso de aprendizaje (ej: Ed Física).
La asistencia se configura desde la sección asistencia/carga y la misma se carga por turno ya que cada turno tiene diferentes horarios, por ejemplo turno mañana y Ed física.
La libreta única se utiliza para un curso que esté asignado a un turno secundario y es una libreta individual, que se imprime aparte del turno principal.
Si se crea un turno secundario, el mismo puede configurarse como libreta única. Lo realizan desde cursos/cursos y seleccionan la opción editar, en la parte superior figura un check con lo siguiente: ¿Tiene libreta individual?, seleccionando el mismo y oprimiendo la opción aceptar, se generan los cambios realizados.
Una vez creado el curso, te dirigis a aula virtual y desde el buscador, seleccionas el ciclo lectivo y el curso y al oprimir la opción agregar automático, se listan las materias que no tienen aulas virtuales, al seleccionarlas se crean las mismas.
Examenes / Previas
1 – Primero se debe crear los turnos de examen, esto se realiza desde la solapa exámenes/turnos.
2 – Luego de crear los turnos, ya se puede crear las mesas de examen, las mismas se realizan desde exámenes/mesas.
3 – Al estar creadas las mesas de exámenes,desde materias se pueden agregar las asignaturas que serán evaluadas en esa mesa creada.
4 – Una vez realizado dicho procedimiento, se debe inscribir a los alumnos a las mesas. Debes ingresar a exámenes/inscripciones y seleccionar la opción inscribir alumno, en esa misma pantalla figuran las materias que debe el alumno. Las inscripciones también pueden ser realizadas por los estudiantes desde su autogestión.
5 – Luego se generan las actas. Desde la sección exámenes/generar actas, las mismas se generan con las materias que tienen estudiantes a rendir.
6 – Las actas generadas se pueden imprimir desde la sección exámenes/imprimir actas.
7 – Y una vez que hayan rendido los exámenes, ya pueden cargarse las calificaciones, esto se realiza desde exámenes/calificaciones.
Esto sucede porque no añadieron materias a la mesa. Esto se realiza desde la sección exámenes/mesas, deben seleccionar la opción limpiar filtros antes de buscar la mesa. Luego se puede seleccionar el ciclo lectivo y el turno de examen, al oprimir buscar aparecen las mesas creadas.
Para agregar materias a la mesa, se debe seleccionar materias, una vez realizado dicho procedimiento, se podrán añadir estudiantes.
Para dejar registrado que el estudiante debe una materia debes dirigirte a back Up. Desde esa pantalla se busca al estudiante y se selecciona agregar matrícula y el ciclo lectivo.
Luego para cargar las materias previas, deberá desasignar todas las materias y únicamente tildar las materias previas, sin ponerle nota (el sistema solo deja cargar las materias aprobadas).
Esto se realiza desde estudiantes/estudiantes, seleccionado la opción estado académico, luego materias pendientes y por último seleccionando gestionar materias adeudadas. Desde esta sección se pueden colocar las calificaciones correspondientes.
Libretas y Notas
Lo primero que hay que tener en cuenta es que desde ETNA ambas se imprimen en documentos diferentes y por lo tanto, se configuran de manera particular (separadas) desde configuración – ciclos lectivos — configurar notas y por otro lado configurar informes.
La libreta de calificación contiene una nota numérica o cualitativa y es la que define la estructura de las calificaciones (marca si una materia esta aprobada o no).
El informe es un documento escrito que permite detallar el proceso académico del estudiante.
Ambos se pueden descargar en formato pdf y pueden ser enviados a los responsables y estudiantes.
Debes dirigirte a configuración–ciclos lectivos. Si no está creado el año, deberás oprimir agregar para crear el ciclo lectivo correspondiente, de lo contrario en esa pantalla van a figurar los ciclos lectivos creados.
Luego deberás generar los períodos, seleccionando la opción configurar periodos. A partir de aquí, se crean las etapas por nivel.
Una vez creados los períodos, se pueden configurar las calificaciones (libreta) o informes . Debes seleccionar la opción configurar notas y configurar informes.
A continuación aportamos un tutorial donde se explican los pasos a seguir para una correcta configuración.
https://ayuda.etnaeducacion.com.ar/2024/03/07/ciclos-lectivos-configurar-nota
Desde la edición de las configuraciones de notas e informes ya cargadas podrás desasignar cursos (si no tiene calificaciones cargadas) pero no podrás agregar cursos una vez que ya se creó dicha configuración. Lo que se debería realizar, es crear una configuración nueva por curso, guiándose por la creada anteriormente. O se puede replicar materia por materia la otra configuración creada.
Desde la configuración de notas se puede editar la fecha límite de visualización de la libreta. Esta se encuentra dentro de la primera etapa y se selecciona la fecha a partir de la cual los alumnos y responsables podrán visualizar las calificaciones ya subidas.
Si, desde la configuración de informes, en el resumen final, se encuentra el check ¿Es visible para estudiantes y sus responsables?’, al seleccionar dicha opción, automáticamente estos usuarios podrán ver los informes cargados, se puede editar dicha configuración.
Se puede realizar una configuración de notas y/o informes específica por materia (diferente a las configuraciones generales). Sin embargo esto se realiza desde otra pantalla, deberás ingresar a cursos– materias por curso, seleccionar la opción configurar notas dentro de la materia y luego crear (en caso de que no haya configuraciones cargadas)o editar (en caso de que hayan configuraciones cargadas) . Lo que realiza dicha opción, es realizar una configuración distinta a las ya creadas por materia.
Esta configuración se podrá incluir a la libreta compartida de calificaciones o al informe. En el caso del informe si se modifica una materia individual, el informe quedará separado, como «otro» informe. En caso de la libreta de calificaciones la modificación se unifica a la libreta
Proceso de incripción en Etna
El proceso de inscripción dependerá de si los estudiantes son: Internos, es decir alumnos ya registrados en el sistema o alumnos externos o nuevos.
- Alumnos externos o nuevos, lo primero que deben realizar es registrarlos en el sistema. Lo pueden cargar de manera manual, desde la solapa estudiantes/estudiantes, a través de la ficha de preinscripción ( pre-inscripciones), importando los estudiantes al sistema o desde excel
- Alumnos internos, si se desea se puede enviar un aviso de matrícula, donde se consulta a los responsables si desean matricular a sus hijos para el ciclo lectivo siguiente y la forma de pago que desearán utilizar
La matrícula indica que el estudiante está oficialmente inscripto en la institución y esto permite agregarlo a los cursos y facturar posteriormente las cuotas. En cambio la pre-inscripción, consiste en cargar los datos del estudiante en el sistema de la institución.
- Lo primero que deben realizar es configurar la fecha de inicio y fin de la pre-inscripción. Se realiza desde la solapa configuración/configuraciones básicas, dentro de dicha sección se encuentra la opción inscripciones
- Para registrarlos a través del proceso de pre-inscripción, la plataforma cuenta con un formulario, el cual le permite a los responsables registrar sus datos y de los estudiantes que van a ingresar a la institución. La URL para ingresar al link de la ficha de pre-inscripciones es la misma URL de acceso a la institución, únicamente se debe agregar la terminación °/enrollment°. Además de los datos principales, pueden agregar preguntas. Esto lo realizan desde la solapa pre-inscripción/preguntas ficha
- Luego deben configurar el correo electrónico de respuesta automática, que las familias recibirán una vez completado el formulario de preinscripción (preinscripción/respuesta automática)
- Deben tener en cuenta que el sistema cuenta con la opción de sorteo de aspirantes para aquellas escuelas que realicen un sorteo de asignación de vacantes
- Una vez que se encuentre finalizado dicho proceso, deben importar a los alumnos al sistema. Se realiza desde la solapa pre-inscripciones/importar estudiantes, cuando seleccionan el ciclo lectivo correspondiente, el sistema genera un listado con todos los estudiantes preinscritos
- Por último, cuando el estudiante esté registrado dentro del sistema, el mismo ya puede matricularse
Desde pre-inscripciones los responsables indican a qué curso se quiere agregar al estudiante pero no se añade al mismo.
Esto se realiza desde la solapa configuraciones, seleccionando la opción configuraciones básicas y dentro de esa pantalla, figura inscripciones. Deberás completar la fecha de inicio y fin de dichas pre-inscripciones para que se encuentren habilitadas.
En la ficha de matrícula se registran o actualizan todos los datos de los estudiantes antes de iniciar el período escolar. Una vez completada la ficha, se puede descargar el contrato académico.
El contrato académico es un acuerdo formal que escribe la institución desde cada nivel particular matrícula/contrato académico. El contrato académico figura visible para los responsables en el campus virtual una vez que fueron completados los datos de la ficha de matrícula.
Esto sucede porque no han importado al estudiante, desde pre-inscripción/listados, seleccionando el botón importar estudiante. Una vez que realicen dicho procedimiento el alumno ya figurará en el sistema y se podrá matricular correctamente.
El bloqueo de matrícula permite que los estudiantes con deuda vencida puedan ser matriculados de la misma manera, ya que el sistema cuenta con un mecanismo de bloqueo para pago de matrícula. Esto le permite al responsable ver las cuotas liquidadas de matrícula pero no les permite descargarse el cupón de pago.Únicamente pueden visualizar la misma y solo se podrán descargar los cupones, una vez que hayan abonado la deuda de la matrícula anterior. Esto permitirá que una vez que la deuda sea cancelada, la matrícula pase a estar disponible para pagos de forma automática sin necesidad de volver a generar la matrícula. En el caso de los pagos manuales, el sistema solamente informa de esta situación pero permite que la misma sea cargada.
El desbloqueo económico permite pagar las cuotas de matrícula aunque contengan deudas en periodos anteriores. No tiene en cuenta los bloqueos automáticos.