1 – Agregar las configuraciones fiscales, es decir la/las razones sociales. Desde la sección parámetros/configuraciones fiscales.

2 – Luego se deberán cargar los distintos puntos de venta, desde parámetros/puntos de venta.

3 – Se crean los conceptos (parámetros/conceptos).

4 – Se deben crear las actividades,se realiza desde parámetros/actividades.

El proceso de facturación se puede realizar de manera individual (estudiante por estudiante) o de manera masiva (a todo un nivel, curso, etc).

1 – El/los estudiante/s debe/n estar cargado/s, matriculado/s y con actividad/es añadida/s esto se realiza desde la sección matricula/matricula.

2 – Una vez que el estudiante tenga una actividad/es asignada/s, lo primero que debes realizar es la configuración de los periodos, esto se realiza desde la sección parámetros/periodos, seleccionando la opción agregar.

3 – Una vez realizado todo este procedimiento ya se puede realizar la facturación correspondiente. La realizan desde la sección facturación/facturar, seleccionando la opción agregar. En esa pantalla le figuran dos opciones, por un lado la facturación masiva,o también a un estudiante específico.  Se pueden generar facturas o comprobantes, dependiendo si el punto de venta está asociado a afip o no.

Los puntos de venta indican si se usa o no el interés (parámetros/punto de venta). Desde parámetros/periodos, se puede configurar el porcentaje de interés mensual, desde la opción editar.

“Sale el botón agregar pero no encuentro el mes”

• Esto sucede porque no está configurado el periodo siguiente. Deben ingresar a parámetros/periodos y configurar los intereses y vencimientos del correspondiente mes.

“No figura el botón agregar al momento de facturar el mes”

• También puede suceder que haya facturas a reprocesar, debe dirigirse a facturación- reprocesar, reprocesar las mismas y luego volver a facturar.

Para realizar dicho procedimiento,en caso de las cuotas, deberás ingresar a facturación/facturar, buscar el estudiante y seleccionar la opción nota de crédito. 

En caso de las matrículas, solo podes eliminar una matrícula de forma directa si no tiene factura asociada (matrícula manual). En caso de tener asociada una factura, la matrícula se debe eliminar de la misma manera que las cuotas.

Esto sucede porque el mes asignado ya se encuentra facturado o también puede ser porque  el estudiante tiene una beca completa ( al 100%).

En las instituciones que realizan factura electrónica, al momento de facturar, la factura se envía a AFIP para obtener el CAE. Las facturas que marcan error, son las que AFIP no pudo autorizar por diferentes motivos (desde un mal funcionamiento de AFIP hasta un error en los datos).Para reprocesarlas (desde facturación/reprocesar) deben tildar las facturas y seleccionar  reprocesar.

A modo de aclaración, las facturas a reprocesar quedan generadas en el sistema, se pueden cobrar ,pero queda pendiente el CAE. Mientras no se reprocese no se pueden seguir emitiendo nuevas facturas.

Tipos de observaciones:

• La leyenda «El contribuyente identificado como titular no se encuentra en la base de datos»,esto significa que la factura fue a AFIP y que desde allí no se reconoce ese DNI. Esto puede suceder debido a que éste mal cargado desde estudiantes/estudiantes, y se debería corregir el DNI del responsable o cargar otro, revisando también que el tipo sea correcto). También puede ser que el responsable no esté registrado en la base de datos de AFIP, o está con otro tipo de documento (en este caso lo más simple sería configurar otro sujeto de facturación y/o contactarse con el sujeto de facturación).

Los procesos de cobranzas se realizan de dos maneras:

• Manual: Dirigiéndose a cobranza/cobro, seleccionando la opción agregar. En esa pantalla se agrega al estudiante que se desee generar el cobro y luego también se selecciona la factura que se quiera abonar.En la parte superior se encuentra la forma de pago, se debe oprimir de qué manera se va a cobrar la cuota (efectivo,transferencia,cheque,etc).
• Automática: Desde la sección cobranza/cobro, oprimiendo la opción rendición de cobros automáticos,si se selecciona el canal de cobros el sistema permite generar un preliminar con los cobros generados.

Web: Implican que el responsable paga por el botón de pagos. 

Archivo: Implican que el responsable paga por pago mis cuentas, rapipago, entre otros. lo que implica que la rendición pero que no fue inmediata como el canal de pago

Manual: Cuando la institución asienta el cobro desde cobranzas— cobros.

Saldo a Favor: Imputaciones automáticas con el monto correspondiente al saldo a favor en una cuenta corriente

1 – Debe estar el saldo a favor en un alumno, luego se genera una orden de pago (esto se realiza desde la sección cobranzas/orden de pago) en un canal de pago elegido (caja por ejemplo).Lo que genera es sacar el saldo a favor de la cuenta del alumno y debería quedar en $0.

2 – Luego se debe ingresar a cobranzas/cobro (para tomar un cobro manual); buscar a la hermana o al otro estudiante y generar un recibo en el MISMO canal de pago del cual se generó la orden de pago. De esta forma queda la cuota cobrada, el hermano o el otro estudiante sin saldo a favor y en la caja van a tener el egreso e ingreso posterior del dinero (sin afectar esa caja).

En Etna se pueden generar facturas en Afip o comprobantes internos. Lo primero que debemos tener en cuenta, es que cada actividad está asociada a un punto de venta. Este punto de venta puede ser oficial o no oficial. Oficial es una factura electrónica en Afip y no oficial es un comprobante interno de la institución. También existe otra alternativa, facturas que son comprobantes internos, que las pueden convertir a facturas electrónicas en afip.